Assistant Administratif de Congrégation - 3/5ème - Paris 15ème (H/F)

La Congrégation des Sœurs Hospitalières du Sacré-Cœur de Jésus œuvre pour la prise en charge des personnes souffrant de maladies mentales et de marginalisation. Fondée en 1881, elle s’inspire de la spiritualité de l’Ordre hospitalier des Frères de Saint Jean de Dieu et est présente un peu partout dans le monde. 

Forte d’une centaine de sœurs présentes en Afrique francophone et en France, la Province de France connait un fort développement, notamment en Afrique mais aussi à Paris avec la construction de deux étages supplémentaires à la Maison Sainte Germaine, Foyer d’Accueil Médicalisé pour hommes et femmes adultes en situation de handicap. 

La Congrégation recherche un Assistant Administratif pour renforcer l’équipe de la Province et participer à sa mission de prendre soin des personnes fragiles.

Description du poste

En soutien de la Supérieure provinciale, l’économe et la sœur secrétaire, et en lien avec le comptable, vous jouerez un rôle clé au sein de la Province en assurant des tâches variées :

• Secrétariat administratif : gestion de la correspondance et des appels téléphoniques, accueil des visiteurs, rédaction de courriers et comptes-rendus de réunions, réservations de billets de train et avion, commandes de fournitures de bureau, archivage, gestion du suivi des maintenances informatiques.
• Gestion administrative et protection sociale des sœurs : mise à jour des fichiers individuels des sœurs, gestion des demandes de passeports et visas, gestion des dossiers administratifs (retraite, mutuelle et prévoyance), suivi des remboursements Sécurité sociale, gestion des assurances (CAVIMAC, EMI) et mutuelles.
• Participation à la vie de la Congrégation : organisation de rencontres en lien avec le Conseil provincial, correction de documents en français et en espagnol, réalisation de feuilles d’information et nouvelles de la Province, participation occasionnelle aux rencontres de secrétaires de la Congrégation à la demande de la Supérieure provinciale.

Vous rejoindrez le réseau d’assistants et archivistes laïcs animé par la CORREF & Compagnie, organisme au service des personnes engagées dans la vie religieuse. Vous pourrez ainsi bénéficier de soutien et formations ad hoc.

Profil recherché

Vous avez une solide expérience en secrétariat administratif, idéalement dans un environnement ecclésial ou associatif. Vos qualités organisationnelles et votre grande rigueur sont vos alliés pour réussir dans ce rôle. 

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, notamment Microsoft 365. Vous parlez espagnol et êtes capable de réaliser des traductions, vous assurant ainsi une communication fluide avec le gouvernement général.

Curieux et ouvert, aimant le travail en équipe, vous faites preuve de discrétion et d’initiative, tout en étant capable de prioriser les tâches.

Conditions

Poste en CDI, temps partiel 3/5ème. Flexibilité envisageable pour les vacances. Basé à Paris dans le XVème, ce poste est à pourvoir dès que possible. Rémunération selon profil. 

Si vous souhaitez apporter votre soutien à une communauté internationale au service des plus fragiles et que vous répondez au profil décrit, veuillez envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de motivation en précisant vos disponibilités et prétentions salariales à l’adresse email sixtine.flour@talentsurmesure.fr ou directement sur le site Talent sur Mesure.